L’ouverture et la fermeture de caisse indiquent le début et la fin d’une journée de travail d’un commerçant. Le commerçant doit alors compter sa caisse le soir avant de réaliser un ensemble de tâches comptables pour s'assurer que toutes les transactions sont correctement enregistrées.
C'est quoi la clôture de caisse ?
Clôture de caisse, fermeture de caisse : définition
La clôture de caisse, également appelée fermeture de caisse, est une étape incontournable en fin de journée pour tout commerçant. En comptabilité, elle consiste à arrêter et vérifier l'ensemble des opérations financières réalisées au cours de la journée. Cela comprend les encaissements et décaissements, que ce soit en espèces, par carte bancaire, ou par chèque.
La clôture de caisse permet de faire un bilan précis des mouvements d’argent de la journée, et de détecter rapidement d’éventuels écarts de caisse, qu'ils soient dus à des erreurs humaines ou des vols.
Est-il obligatoire de faire la clôture de caisse ?
Oui, la clôture de caisse est obligatoire pour les commerçants, restaurateurs et gérants d’hôtels afin de respecter les réglementations fiscales en vigueur.
Depuis la loi du 1er janvier 2018, tout professionnel assujetti à la TVA doit utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé garantissant l’inaltérabilité, la sécurité et la traçabilité des données. Ces logiciels automatisent la clôture journalière, mensuelle, et annuelle des caisses.
Cette obligation a pour but de lutter contre la fraude à la TVA en assurant que toutes les transactions sont bien enregistrées et ne peuvent pas être modifiées après coup.
En cas de contrôle fiscal, les commerçants doivent être en mesure de fournir les Z de caisse, qui récapitulent les transactions journalières.
Quelles sont les étapes de fermeture de caisse ?
Il existe deux manières pour faire la clôture de caisse :
- Automatiquement, avec un logiciel de caisse aux normes.
- Manuellement, lorsque le commerçant ne dispose pas d'un logiciel de caisse.
La majorité des commerçants utilisent un logiciel de caisse qui enregistre automatiquement toutes les transactions (espèces, cartes bancaires, chèques). En fin de journée, le logiciel génère un Z de caisse, pour récapituler les opérations de la journée.
Cependant, même avec un logiciel, le commerçant doit toujours :
- Vérifier les transactions pour s'assurer qu'elles correspondent aux montants encaissés.
- Compter les fonds de caisse doit être compté manuellement pour vérifier qu'il correspond aux chiffres indiqués par le logiciel.
- Gérer les écarts éventuels entre le montant compté et celui enregistré par le logiciel.
Si vous n’avez pas de logiciel de caisse, la clôture devra être réalisée manuellement. Voici les étapes à suivre pour savoir comment clôturer une caisse, comment fermer une caisse de magasin.
Étape 1 : Enregistrer les transactions dans le brouillard de caisse
Dans un premier temps, vous devez passer en revue toutes les transactions de la journée dans un brouillard de caisse. Ce document temporaire fonctionne comme un brouillon et vous permet d'enregistrer toutes les opérations financières sans les officialiser immédiatement. Cela inclut :
- Les encaissements (espèces, cartes, chèques).
- Les décaissements (remboursements, sorties de caisse).
Si vous avez besoin d’un aperçu de vos transactions à un moment donné de la journée, vous pouvez générer un X de caisse. Ce document permet de vérifier les transactions enregistrées jusque-là sans clôturer la journée.
En enregistrant ces transactions dans un brouillard de caisse, vous gardez une trace complète des mouvements d'argent sans risquer de faire d’erreurs directement dans le livre de caisse officiel.
Étape 2 : Compter le fond de caisse et vérifier le solde
En fin de journée, vous devez procéder au comptage manuel des espèces présentes en caisse. Cette étape est cruciale pour savoir combien d'argent en liquide est réellement dans la caisse.
Ensuite, calculez le solde théorique en prenant le fond de caisse initial (la somme avec laquelle vous avez commencé la journée) et en ajoutant les encaissements, puis en soustrayant les décaissements.
Solde théorique = Fond de caisse initial + Encaissements - Décaissements
Ce solde théorique représente le montant que vous devriez avoir à la fin de la journée. Cette comparaison est essentielle pour détecter toute erreur ou anomalie avant de clôturer la caisse.
Étape 3 : Gérer les écarts de caisse
Une fois que vous avez comparé le solde réel (montant d'espèces en caisse) avec le solde théorique calculé, il est possible que des écarts apparaissent. Ces écarts de caisse peuvent être causés par différents facteurs, tels que :
- Une erreur de rendu de monnaie
- Une mauvaise saisie d'une transaction dans le brouillard de caisse.
- Un vol ou toute autre erreur humaine.
Si vous constatez un écart entre le solde réel et le solde théorique, identifiez la cause et corrigez-le directement dans le brouillard de caisse avant de transférer les données dans le livre de caisse. Si l’écart ne peut pas être résolu, notez-le et conservez une trace pour maintenir la transparence comptable.
Étape 4 : Édition du Z de caisse
Une fois les écarts identifiés et corrigés, vous pouvez passer à l’édition du Z de caisse (ou ticket Z). Ce document est essentiel, car il récapitule toutes les transactions (encaissements et décaissements) de la journée et marque la clôture définitive de la caisse.
Le Z de caisse est crucial car une fois généré, il ne peut plus être modifié. Il officialise la fin de la journée comptable et garantit que toutes les opérations financières ont été enregistrées correctement. Ce rapport constituera la base pour la mise à jour du livre de caisse lors de la prochaine étape.
Étape 5 : Transférer les données dans le livre de caisse
Vous pouvez maintenant transférer les données du brouillard de caisse au livre de caisse. Le livre de caisse est un document comptable officiel qui récapitule toutes les transactions de la journée.
Il est essentiel que seules les informations correctes et vérifiées soient inscrites dans le livre de caisse, car ce document sera conservé et pourra être examiné en cas de contrôle fiscal. Le livre de caisse doit être mis à jour quotidiennement, de manière à garantir un suivi précis et régulier des flux financiers. Prenez soin de bien vérifier que toutes les données du Z de caisse sont correctement reportées dans ce registre.
Notre conseil d’expert : pensez à archiver tous ces documents comptables pendant au moins 10 ans pour être conforme aux réglementations.
Quels sont les contrôles principaux à faire lors d'une clôture de caisse journalière ?
Les contrôles principaux lors d'une clôture de caisse journalière incluent :
- La vérification des transactions
- Le comptage des espèces
- La comparaison du solde réel avec le solde théorique
- La gestion des écarts de caisse
Quelle est la procédure de clôture de caisse d’un hôtel ?
La clôture journalière dans un hôtel suit un processus similaire à celui d’un magasin. Elle se déroule en trois étapes principales :
- Le comptage de la caisse
- Le contrôle de caisse
- La fermeture de caisse
Comment compter la caisse en fin de journée ?
Pour compter la caisse en fin de journée, il faut compter les espèces présentes, vérifier les paiements électroniques et par chèque, et comparer le solde réel au solde théorique pour détecter toute anomalie avant la clôture définitive.