L’inventaire de caisse en comptabilité est une opération essentielle pour les commerçants et restaurateurs, permettant de vérifier la cohérence entre les fonds disponibles et les montants enregistrés dans le système de caisse. Il garantit une gestion efficace et minimise les erreurs.
Qu'est-ce qu'un inventaire de caisse ?
Inventaire de caisse : Définition
Un inventaire de caisse, également appelé contrôle de caisse, est une procédure de vérification et de comptage des fonds de caisse disponibles (espèces, chèques, cartes). Cette opération vise à comparer ces montants réels avec ceux inscrits dans le livre de caisse. L’objectif est de garantir l’exactitude des transactions enregistrées et d’éviter toute anomalie comptable.
Faire l’inventaire de caisse permet de :
- Garantir un suivi précis des transactions pour une comptabilité fiable.
- S'assurer qu'il n'y a pas d’anomalies dans les transactions ou d'écarts de caisse.
- Rendre le processus de clôture de caisse plus simple en ayant des données à jour.
L’inventaire de caisse est-il obligatoire ?
Oui, l’inventaire de caisse est obligatoire et doit être effectué au moins une fois par an, lors de la clôture de l'exercice comptable. Cette vérification garantit que les fonds de caisse réels correspondent aux montants enregistrés dans les comptes officiels.
Notre conseil d'expert : de nombreuses entreprises choisissent de faire des inventaires journaliers et mensuels pour mieux contrôler la caisse, prévenir les erreurs et suivre de près leur trésorerie. Ces inventaires plus fréquents ne sont pas obligatoires, mais fortement recommandés pour une bonne gestion financière.
Comment faire un inventaire de caisse ?
A la fin de chaque journée, la personne responsable de la caisse procède à l'inventaire.
Voici les étapes à suivre pour faire son inventaire de caisse :
Comptage des espèces
Commencez par compter physiquement les espèces présentes dans la caisse enregistreuse (billets et pièces). Triez-les par valeur (10 €, 20 €, etc.) et faites le total. Comparez ensuite ce montant avec ce qui est indiqué dans le logiciel de caisse ou dans le livre de caisse.
Par exemple, si votre logiciel de caisse affiche 500€ en espèces et que vous avez physiquement ce montant en caisse, tout est correct. En cas de différence, il faut vérifier les transactions et les comptages pour identifier l’erreur.
Notre conseil d’expert : Pour éviter les erreurs ou vols, il est conseillé de limiter le nombre de caisses dans votre commerce. Une seule caisse réduit les risques et facilite le suivi.
Comptage des chèques et cartes bancaires
Ensuite, procédez au comptage des chèques et des transactions par carte bancaire. Pour les chèques, notez les montants et les dates d'encaissement. Les chèques différés (encaissables plus tard) doivent être triés par date dans une pochette spéciale pour faciliter leur suivi.
Répétez l'opération pour les cartes bancaires en vérifiant que le montant correspond bien au total des transactions par carte dans le système.
Une fois le comptage des espèces et des chèques effectué, éditez un bordereau de remise d’espèces pour la banque. Si vous n’utilisez pas de logiciel de caisse, remplissez ce bordereau manuellement pour justifier les montants déposés et garantir leur traçabilité.
Vérification des écarts
Une fois que vous avez compté les espèces, chèques et cartes, comparez le solde physique (ce que vous avez compté) avec le solde théorique (ce que votre système ou votre livre de caisse indique). Si les montants ne correspondent pas, commencez par vérifier si vous avez fait une erreur de calcul ou de saisie.
Si l’écart persiste, vous devez le justifier. Cela pourrait être une erreur de rendu de monnaie ou une transaction non enregistrée correctement. Il est essentiel de garder une trace de ces écarts dans le rapport final.
- Un écart positif (plus d’argent que prévu dans la caisse) doit être inscrit au crédit dans le compte 758 "Produits divers de gestion courante" dans votre logiciel de comptabilité.
- Un écart négatif (manque d’argent) doit être inscrit au débit dans le compte 658 "Charges diverses de gestion courante".
Double contrôle et validation
Pour minimiser les erreurs, il est recommandé de faire un double comptage des espèces par deux personnes différentes. Ce processus réduit les risques d'erreurs humaines.
Une fois vérifié, imprimez deux exemplaires du rapport d’inventaire : un pour l’employé en charge de la caisse, et un pour le superviseur ou le comptable. Cette validation assure que les montants sont corrects avant d'archiver le rapport.
Archivage et sécurisation
Après validation, classez le rapport d’inventaire avec les autres documents comptables dans le journal de caisse pour assurer la traçabilité. Conservez également les justificatifs (tickets, bordereaux de remise). Enfin, placez les espèces, chèques et autres moyens de paiement dans un coffre fort sécurisé pour éviter les pertes ou vols.
Notre conseil d’expert : N'attendez pas pour enregistrer les pièces comptables afin d’éviter les pertes ou erreurs.
Exemple de rapport d'inventaire
Pour vous aider, nous vous proposons une fiche d’inventaire de caisse sur Excel et une fiche de contrôle de caisse en PDF que vous pouvez télécharger et utiliser directement.
Modèle d'inventaire de caisse sur Excel
Modèle d'inventaire de caisse Excel
Fiche d'inventaire de caisse en PDF - Procès verbal d'inventaire de caisse en PDF
Modèle d'inventaire de caisse PDF
Qu’est-ce qu’un procès-verbal (pv) d’inventaire de caisse ?
Le procès-verbal d’inventaire de caisse est un document officiel qui atteste de la bonne réalisation de l’inventaire. Il est signé par la personne en charge et peut être demandé lors de contrôles comptables ou fiscaux.
Le PV d’inventaire de caisse sert à assurer la conformité des flux de trésorerie, et est souvent utilisé en cas de contrôle fiscal ou de vérification interne, garantissant la traçabilité et la régularité des opérations.
En résumé : l'inventaire de caisse est l'action de comptage, tandis que le procès-verbal d’inventaire de caisse est le document qui enregistre et certifie cette opération.
Qu’est-ce qu’un arrêté de caisse ?
Un arrêté de caisse est l’opération qui consiste à clôturer les comptes d'une caisse pour une période donnée. Il s'agit de vérifier et d'enregistrer toutes les transactions (encaissements et décaissements) dans le livre de caisse pour s'assurer que les données sont conformes avant de fermer la caisse.
Comment faire la caisse en fin de journée ?
Pour faire le comptage de caisse, commencez par compter manuellement les espèces (billets et pièces) dans le tiroir-caisse. Ensuite, additionnez les paiements par carte et chèques. Comparez ces montants au total théorique affiché dans votre logiciel ou livre de caisse pour vérifier qu’il n’y a pas d’écarts.