La tenue de caisse en comptabilité est un élément clé de la gestion financière d’un commerce. Elle permet d'enregistrer, de vérifier et de suivre les mouvements d'argent quotidiens. Assurer une bonne tenue de caisse garantit une gestion rigoureuse et une conformité avec les obligations légales.
Tenue de caisse : définition
La bonne gestion de caisse est essentielle pour un commerce, mais concrètement, c'est quoi la tenue de caisse ?
La tenue de caisse correspond à l'ensemble des tâches visant à gérer la caisse au quotidien : enregistrer toutes les transactions (encaissements et décaissements), compter les fonds de caisse en fin de journée, vérifier que les montants correspondent aux enregistrements et consigner ces informations dans un livre de caisse.
A quoi sert la tenue de caisse dans une entreprise ?
- Garantir que toutes les transactions sont bien enregistrées et comptées.
- Détecter les écarts de caisse et prévenir les tentatives de fraude ou erreurs.
- Faciliter les contrôles fiscaux.
Les obligations légales concernant la tenue de caisse pour les commerçants
La tenue de caisse, encadrée par le Code de commerce et le Code général des impôts, est une obligation légale pour tous les commerçants.
Utiliser un logiciel de caisse certifié
La loi n'oblige pas les commerçants à utiliser un logiciel de caisse ou une caisse enregistreuse. Cependant, si vous êtes assujettis à la TVA et que vous utilisez un logiciel de caisse, vous devez obligatoirement vous assurer que votre matériel est sécurisé et certifié NF525.
Tenir un livre de caisse quotidien
Selon l'article 286 du Code général des impôts, chaque commerçant a l’obligation de tenir un livre de caisse dans lequel toutes les transactions (encaissements et décaissements) sont enregistrées chaque jour.
Ce livre doit permettre de tracer précisément les mouvements d'argent, ce qui est essentiel pour garantir la transparence des opérations et la conformité lors des contrôles fiscaux. Ce registre peut être tenu soit manuellement dans un carnet, soit dans un logiciel de caisse sécurisé.
A noter : Le livre de caisse doit être conservé pendant 10 ans, conformément à l’article L123-22 du Code de commerce.
Numérotation et justification des transactions
Chaque mouvement de caisse (encaissement ou décaissement) doit être numéroté et justifié par une pièce comptable correspondante, telle qu’un ticket, un reçu, ou une facture. Cette pièce justificative doit avoir le même numéro que l'écriture dans le livre de caisse.
Inscription des écritures sans blanc, ni rature
Toutes les transactions doivent être inscrites dans le livre de caisse de manière rigoureuse, sans laisser d'espaces vides, ni effectuer de ratures ou de surcharges. Chaque mouvement financier, qu'il s'agisse d'un encaissement ou d'un décaissement, doit être enregistré avec précision.
Distinction des modes de paiement
Il est important de distinguer les encaissements en espèces, par chèque ou par carte bancaire. Pour les chèques déposés en banque, la caisse doit être créditée du montant correspondant, et ces opérations doivent être répertoriées séparément.
Séparation des encaissements et des décaissements
Dans le livre de caisse, il est nécessaire de dissocier les encaissements (recettes) des décaissements (dépenses) en utilisant deux colonnes distinctes. Cela permet une gestion claire et conforme aux exigences fiscales.
Notre conseil d'expert : pour assurer la sécurité des fonds, il est recommandé de déposer les espèces et chèques en banque rapidement afin de limiter les risques de perte ou de vol. Utiliser un coffre-fort sécurisé jusqu'à la remise en banque est aussi une bonne pratique. Enfin, assurer les fonds en caisse permet de couvrir les risques financiers en cas de vol.
Comment tenir une caisse ? Découvrir tous nos conseils
Avant tout, il est important de choisir LE bon logiciel de caisse adapté à votre commerce. Un bon outil de gestion vous permettra d’enregistrer chaque transaction avec précision, de suivre les recettes et dépenses, et de conserver les justificatifs.
Mais alors, quelles sont les règles de tenue de caisse ? Voici nos conseils sur comment tenir une caisse dans une entreprise.
Une gestion optimale des documents comptables
Une bonne gestion de vos documents comptables est indispensable pour une tenue de caisse rigoureuse. Classer vos justificatifs de manière organisée vous aide à gagner du temps, réduire les erreurs, et garantir un meilleur suivi des transactions.
Cette organisation est cruciale pour assurer une gestion fluide de vos opérations comptables et être prêt pour d'éventuels audits ou contrôles fiscaux.
Notre conseil d’expert : classez vos documents par date et catégorie (encaissements, décaissements) afin de pouvoir y accéder facilement en cas de besoin.
Conservez des copies de vos justificatifs
Pour éviter la perte ou la dégradation de vos pièces comptables, il est recommandé de toujours conserver des copies. Les justificatifs comme les bandes de caisse, les bordereaux de dépôt et les tickets Z de caisse sont essentiels en cas de contrôle fiscal. Garder des duplicatas peut s'avérer très utile si les originaux sont endommagés ou perdus.
Notre conseil d’expert : en plus de garder des copies physiques, pensez à numériser vos documents et à les sauvegarder dans un cloud sécurisé pour garantir leur conservation sur le long terme.
Vérifiez régulièrement la cohérence entre la caisse et le livre de caisse
Il est important de comparer fréquemment les montants présents dans la caisse avec les enregistrements inscrits dans le journal de caisse. Ce contrôle régulier permet d'identifier rapidement les écarts dus à des erreurs, des oublis ou même des vols.
Notre conseil d’expert : effectuez ce rapprochement chaque jour pour éviter que des erreurs non détectées ne s'accumulent.
Respecter les limitations de paiement en espèces
La loi impose des limitations sur les paiements en espèces, en particulier pour les transactions importantes. Les règlements en espèces ne peuvent pas dépasser :
- 1000 euros pour les particuliers résidents en France.
- 15 000 euros pour les non-résidents.
Respecter ces plafonds permet de rester conforme à la réglementation et d'assurer la transparence des transactions financières.
Notre conseil d’expert : encouragez vos clients à utiliser des modes de paiement électroniques ou par chèque pour des montants élevés, afin de simplifier le suivi des transactions et éviter les risques de non-conformité.
Outils pour faciliter la gestion de la caisse
Nous mettons à votre disposition des documents Excel et PDF que vous pouvez télécharger directement et remplir à votre guise.
Fichier Excel pour la gestion de caisse
Modèle de livre de caisse Excel
Tenue de caisse PDF
Exemple de livre de caisse PDF
Comment tenir une caisse dans un supermarché ?
Pour tenir une caisse dans un supermarché, il est important de suivre rigoureusement les procédures d'encaissement :
- Enregistrez chaque vente dans le système de caisse
- Vérifiez les montants des espèces et des paiements électroniques
- Clôturez la caisse en fin de journée en comparant le solde réel avec le solde théorique.
Qu'est-ce qu'un état de caisse ?
L’état de caisse est un document qui permet de suivre et de récapituler les transactions financières quotidiennes d’un commerce, incluant les encaissements et les décaissements, pour assurer un suivi comptable régulier.